Ein Muss für Effektivität und Effizienz – Projektmanagement

Die Überschrift sieht nicht nur darauf ab, wie unverzichtbar gutes maßgeschneidertes Projektmanagement (auch PM) im Unternehmen ist. Sie drückt aus, wie sicher es zu unternehmerischem Erfolg beitragen kann. Gelungenes PM bietet Progressivität, die ihres gleichen sucht.

Bei richtiger Anwendung sind die positiven Auswirkungen in einer Organisation enorm und ganz real messbar. In einem vorherigen Artikel klärten wir bereits den grundsätzlichen Begriff Projekt und Projektmanagement und gaben diesem fassbaren Inhalt. Um das Verständnis in dieser Definition aufzufrischen, erreichen sie den Artikel über folgenden Link: https://www.andyamo.de/was-ist-projektmanagement/.

Wir stellen an dieser Stelle mal grundlegende unternehmerische Ziele ökonomischer Natur dar. Man arbeitet als Organisation bzw. Unternehmen daraufhin seinem Kunden mit effizientestem Einsatz seiner Ressourcen in kürzester Zeit die adäquateste bzw. höchste Qualität zu liefern. Effizienz sieht sich hier nach seiner Definition, als Art und Weise zu arbeiten, bei der man genauso ressourcenschonend arbeitet, als dass man die gewünschte Qualität liefert.

Gutes Projektmanagement setzt genau an dieser Stelle an, ermöglicht ebendieses Einhalten seiner Ziele und schafft zeitgleich bei richtiger Implementierung noch ein gesünderes Arbeitsklima, mehr Zusammenarbeit und Wertschätzung untereinander.

Grundsätzlich unterscheidet man in Projekt- und Linienorganisation. Linie bedeutet, dass Anforderungen von den immer selben Stellen besetzt werden. Absolut sinnvoll, sollte man als Organisation mit den immer selben Anforderungen arbeiten. Kommt es aber dazu, dass sich ihr Unternehmen mit wechselnden Anforderungen auseinandersetzt, scheint es sinnvoll diese nach Kompetenzen zu besetzen. Da Menschen natürlicherweise über sehr unterschiedliche individuelle Kompetenzen und Talente verfügen, ändert sich mit den Anforderungen zwangsläufig auch der Personenkreis, der sie am besten bewältigen kann.

Sie setzen genau die Ressourcen ein, die für die Lösung benötigt werden. Dieser Personenkreis wird die Aufgabe schneller und besser bearbeiten als ein anderer. Sie generieren dadurch mit gleichem Einsatz von Ressourcen mehr Erfolg pro gleicher Zeit und können dadurch mehr Kunden pro Intervall gerecht werden als zuvor. Das ist effizient und effektiv.

Genau das bietet gutes Projektmanagement. De facto ziehen wir aus dieser optimierten Arbeitsweise den Schluss, dass man somit zu mehr Gewinn kommen kann, womit eine stabilere Position am Markt folgt.

Nicht vergessen: Gelungenes Projektmanagement bietet aber mehr als rein ökonomische Vorteile. Es reichert ein gesünderes Arbeitsklima innerhalb des Unternehmens an.

Aber ganz langsam. Nach so viel Herrlichkeit erst einmal ein paar handfeste Erläuterungen zu den Vorteilen.

Allein das grundlegende Konzept eines Projekts bietet schon nennbare Vorteile. Man definiert es als zeitlich, begrenztes einmaliges Vorhaben zur Schaffung eines neuen Produktes. Hinter jedem Projekt verbirgt sich ein klar definiertes Ziel. Neben der erwähnten Arbeitsteilung, die für mehr Effizienz sorgt, spielt auch das generelle Ziel eine Rolle. Alle Prozessbeteiligten haben dasselbe Ziel vor Augen, was zu einem klareren und exakteren Produkt führt. Als abgegrenztes Projekt zu anderen ermöglicht es in seiner Natur selbst eine gezieltere Planung der notwendigen Ressourcen. Hat man klar vor Augen, was man erschaffen will, fällt es leichter vorauszuschauen, was exakt benötigt wird.

Gutes PM bedeutet, dass ein verantwortlicher Projektleiter, Kenntnis über die Kompetenzen seiner Kollegen hat. So kann gezielt entschieden werden, wie Teilaufgaben und Zuständigkeiten für das Projekt adäquat verteilt werden.

Um einen noch konkreteren Eindruck zu gewinnen, was für Vorteile Projektmanagement birgt, widme man sich einmal den Kommunikationswegen eines Projektes.

Schaue man sich einen Auftrag an, an dem acht Fachkräfte arbeiten, wie oben dargestellt. Sind keine klaren Aufgabenteilungen und Strukturen gelegt worden, so ergeben sich bei acht Beteiligten 28 potenzielle Kommunikationswege für Informationsfluss jeglicher Art. Es liegt nahe, dass Informationen deutlich länger brauchen als zwingend notwendig. Die Folge? Ineffizienz.

Ordnet man Kompetenzen der Fachkräfte und steckt klare Grenzen für Zuständigkeitsbereiche, ergeben sich klar strukturierte Kommunikationswege. Mitarbeiter wissen, bei welchen Fragen und Anregungen man sich an welche Stelle wendet. Das spart vor allem Zeit durch weniger Redundanz. Potenzielle Probleme können vorbeugend gelöst werden. Keine Information geht auf langen Wegen verloren. Die Folge? Effizienz.

Damit soll nicht gesagt sein, dass es sich um das Fördern von Inseltalenten handelt. Es geht darum Kompetenzen gegenseitig zu erkennen, gezielt einzusetzen und dabei die Zusammenarbeit zu erhöhen. Platt gesagt, scheint das ganz logisch: Macht jeder das, was ihm liegt, liegt es nah, dass es ihm/ihr Spaß macht. Macht es allen Spaß, sorgt das für ein optimiertes Klima. Die Folge? Effizienz und höhere Wertschätzungen untereinander, wenn alle nach ihren Kompetenzen arbeiten können.

Nicht nur diese Schlussfolgerung lässt auf ein gesünderes Arbeitsklima deduzieren. Grundsätzlich sorgt Projektmanagement für flachere Hierarchien. „Häuptlinge und Indianer“ wechseln im klassischen Projektgeschäft auch mal die Rollen. So kommt es vor, dass ein Mitarbeiter mal in der Rolle als Projektmitarbeiter fungiert und mal als Projektleitung. Das bedeutet nicht, dass Vorgesetzte in ihrer Linienfunktion nun nicht mehr disziplinarisch weisungsbefugt sind. Jedoch kommt es zu regelmäßigen Verschiebungen in fachlichen Weisungsbefugnissen. Das lockert die Hierarchie aller Mitarbeiter grundsätzlich enorm. Wenn das im selben Atemzug mit steigender Effizienz einhergeht, ist Projektmanagement im Falle unterschiedlicher Anforderungen die optimale Lösung.

Und zu guter Letzt….

Ist ein klar definiertes Projekt einmal abgeschlossen, kann es durch seine ersichtlichen Strukturen und Zugehörigkeiten detailliert evaluiert werden. Das heißt nichts anderes, als dass man deutlich erkennt, an welchen Stellen man weiter optimieren kann. Das ergibt sich als logische Konsequenz der strukturierten Aufgabenteilung. Kennt man den Platz jedes Zahnrads im System, so fällt es leicht zu wissen, an welcher Stellschraube noch gedreht werden kann. Projektmanagement als Organisationsform bietet als solches langlebig steigende Verbesserungsmöglichkeiten. Es ist somit nach guter Implementierung ins Unternehmen ein sich ständig verbesserndes Prinzip. Die Folge? Sie wissen es wohl. Effizienz.

An dieser Stelle muss man aber natürlich fairerweise darauf eingehen, dass Projektorganisation sicherlich nicht für jede Organisation der richtige Weg ist. ABER für deutlich mehr als viele glauben möchten.

Autor: Kevin Wiesener, Andreas Straub

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